Vi har travlt her i firmaet. Vi er ved at lægge sidste hånd på planlægningen af en stor konference, som vi arrangerer for en brancheorganisation. Den skal holde den årlige konference for alle søsterorganisationerne fra andre europæiske lande. Der kommer i alt 100 mennesker fra ca. 32 forskellige lande. Så der er noget at holde styr på. Vi skal stå for hele logistikken med at finde overnatning til deltagerne. Vi skal sørge for, at de ved, hvordan de kommer frem og tilbage til stedet, hvor konferencen bliver afholdt. Vi skal naturligvis også sørge for, at alle deltagere får hele programmet for konference i tide, så de kan forberede sig.

Indholdet

Brancheorganisationens direktør har været utrolig hjælpsom med at give os informationer om konferencens indhold. Han har også givet os mange oplysninger om deltagernes minimumskrav til indlogering, tolke og assistance under konferencen. Det har hjulpet os meget.
Vi har med andre ord fået at vide, at nogle af deltagerne er meget kræsne og forventer en meget høj standard. Vi har også forstået, at brancheorganisationens direktør forventer, at alle deltagere rejser hjem igen med et godt indtryk af hans organisation som vært for konferencen. Der bliver med andre ord sat store krav til lokaler, hoteller, tolke, forplejning mv. (Og vi får da, også et godt honorar for vores ydelser!)

Bedste lokaler til konference?

Så, mens to af mine kollegaer er ved at finde gode hotelværelser samtidigt med, at de også er ved at udarbejde informationsmaterialet til konferencens deltagere, så er jeg ved at finde det bedste sted, hvor selve konferencen skal holdes. Det er noget af en opgave. Det skal jo helst være et sted, hvor det er nemt at komme til, ligegyldigt, hvor i byen deltagerne bor.

Min søgning på Google: ”Konferencelokaler København” har da også givet pote. Jeg har fundet et sted i byens centrum, som er super godt. Der har de både et stort lokale og mindre møderum, hvor man kan holde mindre møder i forbindelse med konferencen. Og det vil der helt sikkert blive brug for. Vi kunne jo forstå, at mange af deltagerne kommer til eventet, fordi de har en plan om, at de også vil mødes med to eller tre andre organisationer fra andre lande for at diskutere fælles strategier. Det giver mening, at de skal have mulighed for at holde deres eget møde.

Jeg har været i kontakt med stedet (MBK Kursuslokaler) for at høre, om jeg kan booke alle deres lokaler i de tre dage, konferencen varer. Det ser ud, som om at det kan lade sig gøre. Der er nogle gnidninger med nogle af de mindre lokaler den sidste dag. Der er nogle andre organisationer, der har booket nogle af de små lokaler til fyraftensmøder, men pigen, jeg talte med, sagde, at det godt kan lade sig gøre, at de holder alle rum til rådighed for os indtil kl. 16 den sidste dag. De to andre dage er der ikke nogen problemer. Så det næste punkt på min dagsorden er, at jeg skal ringe til direktøren og underrette ham om det og høre, om det er ok, at vi erklærer konferencen afsluttet kl. 16.